Microsoft cập nhật Outlook, Teams, và PowerPoint để sẵn sàng cho xu hướng làm việc kết hợp – Hybrid Work

Microsoft là một trong những công ty đầu tiên cảnh báo các doanh nghiệp rằng đại dịch sẽ thay đổi đến thói quen làm việc trong tương lai. Sau hai năm, Microsoft đã áp dụng hình thức làm việc từ xa vào cả trong các sản phẩm của mình và liên quan đến cách thức và vị trí mà nhân viên của họ hoàn thành công việc trong thực tế.

Khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp quay trở lại văn phòng làm việc và đang xem xét sự kết hợp giữa công việc từ xa và văn phòng thì Microsoft hiện đang cập nhật Outlook để phát triển tính năng Outlook RSVP mới sẽ xuất hiện trong bản preview sắp được ra mắt. Tính năng này cho phép những người tham dự cuộc họp lựa chọn giữa việc tham gia cuộc họp bằng hình thức trực tuyến hay trực tiếp.

Nicole Herskowitz - Phó Chủ tịch Microsoft Teams, giải thích trong một cuộc phỏng vấn rằng: “Tôi nghĩ rằng nó sẽ thực sự giúp nhân viên nắm được sẽ có ai có mặt tại cuộc họp và làm thế nào để tối ưu hóa trải nghiệm cuộc họp đó.”

Sẽ có nhiều cải tiến khác nhau để phù hợp hơn với những ai tham gia cuộc họp Microsoft Teams từ xa chẳng hạn như bố cục Front Row mới đã được ra mắt trong Teams. Bố cục này sẽ di chuyển video gallery xuống cuối màn hình để những ai tham gia cuộc họp trực tiếp có thể nhìn thấy các đồng nghiệp từ xa một cách “chân thật” hơn. Microsoft đã hứa hẹn về cách bố trí mới này trong gần một năm và nó là một phần quan trọng trong tầm nhìn của Microsoft về tương lai của các cuộc họp.

Bên cạnh đó, Microsoft cũng đang cập nhật trải nghiệm thiết bị đồng hành cho Teams Rooms để những người tham dự trực tiếp có thể tham gia cuộc họp bằng thiết bị của riêng họ và được nhắc bật camera để những người tham gia từ xa có thể nhìn thấy họ dễ dàng hơn trong phòng họp. Herskowitz cho biết: “Có hơn 90 triệu phòng họp Teams được tổ chức trên khắp thế giới nhưng thực sự chưa đến 8% các cuộc họp có người tham dự mở camera. Vì vậy, đây là một thay đổi quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp.

Một phần quan trọng khác trong tầm nhìn của Microsoft về tương lai công việc là các thành phần Loop. Các thành phần Microsoft Loop là các khối nội dung Office cộng tác có thể tồn tại độc lập và được sao chép, dán và chia sẻ với những người khác. Hãy tưởng tượng các ghi chú trong cuộc họp Teams được sao chép vào email, các ghi chú này sẽ tiếp tục được cập nhật khi người khác chỉnh sửa chúng trong email và Teams.

Công việc kết hợp của Microsoft sẽ không hoàn thành nếu không có một số cải tiến đối với PowerPoint. Các tính năng khách mời (cameo) và ghi âm (recording studio) mới của PowerPoint hiện đang được kết hợp với nhau. Tính năng khách mời cho phép bạn tích hợp máy ảnh Microsoft Teams vào slide trình bày của mình và studio ghi âm cho phép bạn ghi lại bản thân mình đang trình bày vào bất kỳ slide nào. Cả hai đều được thiết kế để cải thiện trải nghiệm cuộc họp cho các đồng nghiệp ở xa và sự kết hợp này sẽ khả dụng vào Quý 2/2022.

Ngoài ra, một số cải tiến đối với Microsoft Whiteboard trong Teams cũng sẽ được cập nhật. Whiteboard là một khung trống để bạn có thể brainstorm những ý tưởng của mình, nhưng có thể rất khó để suy nghĩ về cách thể hiện ý tưởng của bạn một cách trực quan. Microsoft hiện đang cập nhật thêm hơn 50 template để bạn ghi lại các ý tưởng nhanh chóng và có những tương tác để bạn có thể nhận phản hồi ngay tức thì từ đồng nghiệp.

Herskowitz cho biết: “Microsoft nhận thấy rằng hơn 50% mọi người có xu hướng ưu tiên sức khỏe và hạnh phúc hơn công việc so với thời kỳ trước đại dịch. Ngoài ra, dữ liệu của Microsoft cũng tiết lộ rằng 18% số người đã nghỉ việc vào năm ngoái và nhiều người nói rằng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, sự linh hoạt và phúc lợi mới chính là chìa khóa quan trọng hơn cả việc cân nhắc về tiền lương.”

Vấn đề của các doanh nghiệp hiện nay là làm cho văn phòng trở nên hiệu suất và nâng cao hơn nữa cách làm việc linh hoạt. Herskowitz nói: “Các nhà lãnh đạo cần đảm bảo văn phòng là nơi tạo nhiều động lực để mọi người đi làm. Nhiều người sẽ phải lựa chọn tham dự một cuộc họp tại văn phòng khi điều đó thuận tiện cho họ và nếu không thì làm việc tại nhà, vì vậy, những thay đổi của Microsoft đối với cách các chức năng của Teams sẽ là một cải tiến đáng mong chờ để đảm bảo các đồng nghiệp từ xa cảm thấy sự quan trọng của cuộc họp như những người đang tham dự trực tiếp.

Microsoft hiện đã sẵn sàng cho mọi người thấy cách họ sẽ định hình Windows cho công việc kết hợp. Nhà sản xuất phần mềm sẽ tổ chức một sự kiện vào ngày 5 tháng 4 sắp tới. Sự kiện này tập trung vào các cải tiến năng suất và bảo mật mới cho Windows 11, phản ánh thực tế mới của công việc văn phòng và từ xa mà nhiều người hiện đang phải đối mặt.

Nguồn: www.theverge.com