Customer Stories: IKEA trao quyền và thu hút nhân viên với Microsoft Teams để hỗ trợ phục vụ khách hàng tuyệt vời hơn

IKEA, một công ty Thụy Điển đã phát minh lại ngành kinh doanh đồ nội thất giá rẻ nổi tiếng mà khách hàng tự tay lắp ráp. Tìm cách cải thiện mức độ tương tác và kết hợp các phương pháp kinh doanh có ý thức về môi trường hơn, công ty đã triển khai Microsoft 365 cho tất cả 166.000 nhân viên. Họ đã nhanh chóng sử dụng Microsoft Teams để cộng tác nội bộ và bên ngoài, với ứng dụng di động Teams đặc biệt hấp dẫn đối với nhân viên lưu trữ. Việc áp dụng theo nhóm đã giúp công ty hỗ trợ các nỗ lực bền vững của mình bằng cách giảm các quy trình dựa trên giấy tờ và thay thế việc đi lại bằng cộng tác kỹ thuật số.

“Nhờ có Microsoft Teams, chúng tôi đã áp dụng các phong cách làm việc mới, giúp giảm thiểu việc đi lại và hỗ trợ mọi người đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống”.

Jesper Brodin: CEO | Ingka Group

IKEA nổi tiếng với logo màu vàng và xanh lam, đồ nội thất lắp ráp sẵn và thịt viên rất ngon của Thụy Điển. IKEA có niềm đam mê làm cho cuộc sống hàng ngày của mọi người trên thế giới tốt hơn và đi đầu trong việc thúc đẩy trách nhiệm của doanh nghiệp xung quanh các vấn đề như biến đổi khí hậu và bình đẳng. Là một phần của nỗ lực này, công ty tập trung vào việc phát triển các phương thức kinh doanh bền vững thông qua việc lựa chọn nguyên liệu, thiết kế sản phẩm và hoạt động hiệu quả, với nhiều cải tiến về thiết kế và quy trình đến từ nhân viên cửa hàng.

Jesper Brodin, Giám đốc điều hành của Ingka Group, bao gồm IKEA Retail, Ingka Centers và Ingka Investments giải thích, “Chúng tôi khuyến khích mọi người bắt đầu thay đổi trong công ty, cố gắng khai thác trí tuệ và giải phóng tiềm năng của nhân viên để đạt được các mục tiêu và giá trị của mình. Chúng tôi không thể tập hợp tất cả 166.000 nhân viên của mình lại với nhau về mặt vật lý, nhưng chuyển đổi kỹ thuật số đã tạo ra những cơ hội mới để chúng tôi mang mọi người lại gần nhau và cho phép họ cộng tác”.

Cơ hội để cộng tác

Với lực lượng lao động được phân bổ rộng rãi trên 30 thị trường, IKEA đã áp dụng phương pháp tiếp cận CNTT truyền thống với các giải pháp tại chỗ mà nhân viên chỉ có thể truy cập trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay của công ty. Trong các cửa hàng, người quản lý phải dựa vào các quy trình trên giấy tờ để cung cấp thông tin cho nhân viên lưu trữ hoặc xử lý các quy trình như thay đổi ca. Brodin nói: “Chúng tôi thấy cơ hội để kết nối mọi người và giúp họ tham gia vào những cải tiến đang diễn ra trong công ty bằng cách chia sẻ kiến thức, nhưng điều đó đơn giản là không thể trong môi trường làm việc trước đây”.

Chuyển đổi đám mây

IKEA đã chuyển sang Microsoft cho một giải pháp dựa trên đám mây có thể giúp công ty đưa giao tiếp và cộng tác lên cấp độ mới và tránh nhu cầu nâng cấp phần cứng và phần mềm tốn kém. IKEA đã chọn triển khai Microsoft 365 vì nó cung cấp các khả năng mà IKEA muốn trên một nền tảng bảo mật cao không yêu cầu nâng cấp và quản lý CNTT rộng rãi. Và bởi vì Microsoft 365 cung cấp một giải pháp hoàn chỉnh, thông minh cho Firstline Coworkers, IKEA đã cho phép các nhân viên của cửa hàng tiếp cận với các khả năng tương tự nhân viên tại trụ sở trung tâm. Ngoài ra, nhân viên IKEA có tùy chọn sử dụng ứng dụng Microsoft 365 dành cho thiết bị di động trên thiết bị cá nhân của họ.

Khả năng bảo mật được tích hợp trong Microsoft 365 đã giúp IKEA áp dụng đầy đủ phương thức làm việc hiện đại. Với trọng tâm là cải thiện giao tiếp và cộng tác, IKEA đã đặt việc triển khai Microsoft Teams cho mọi người trong tổ chức trở thành ưu tiên hàng đầu. Trong vòng năm tháng, tất cả nhân viên của IKEA đều có quyền truy cập vào Teams và đã có 75.000 người dùng. Sau khi triển khai nhanh chóng, công ty bắt đầu tập trung vào việc thúc đẩy áp dụng hoàn toàn và ngừng hoạt động các máy chủ Skype for Business tại chỗ của mình, mà các nhân viên trước đây đã sử dụng để trò chuyện và họp.

Lập lịch trình dễ dàng

Các nhân viên nhà hàng tại IKEA Kungens Kurva, cửa hàng IKEA lớn nhất trên thế giới, những người đầu tiên chấp nhận Teams. Trước khi áp dụng Teams, Nadja Soto Huurre đã điều phối lịch làm việc cho 150 nhân viên nhà hàng bằng quy trình dựa trên giấy tờ. Cô nói: “Công việc của tôi là đảm bảo các nhân viên có một ngày tuyệt vời khi phục vụ khách hàng thay vì lo lắng về lịch làm việc của họ, nhưng điều đó trước đây rất khó khăn.” Nhân viên phải điền vào các biểu mẫu để yêu cầu thay đổi ca làm việc và gọi điện hoặc nhắn tin khi họ bị ốm, và họ phải sử dụng các biểu mẫu khác nhau và các chương trình khác nhau tùy thuộc vào những gì họ muốn thay đổi.

Thể hiện sáng kiến ​​mà IKEA khuyến khích, Huurre bắt đầu tìm hiểu ứng dụng Shifts trong Teams ngay sau khi cô nhận được quyền truy cập để xem liệu cô có thể hợp lý hóa quy trình lên lịch hay không. Shifts đưa ra giải pháp hoàn hảo và sau hai tuần thử nghiệm, nhóm của cô đã áp dụng nó vĩnh viễn. “Mọi người đều có ứng dụng Teams trên điện thoại của mình, vì vậy, giờ đây, cho dù họ ở đâu, họ đều có thể sử dụng Shifts để đưa ra yêu cầu về lịch trình, cho dù họ muốn thay đổi ca, nghỉ ca hay yêu cầu thời gian nghỉ. Và nếu họ cần trò chuyện với tôi hoặc phối hợp với nhau, họ có thể sử dụng Teams chat,” Huurre giải thích. "Sử dụng Shifts, có cảm giác như chúng ta đang ở trong tương lai."

Fabian Haeberlein, Phó Giám đốc Tiếp thị tại cửa hàng của Huurre, đánh giá cao những lợi ích ngay lập tức. Ông giải thích: “Sử dụng Teams giúp cuộc sống của chúng tôi trong cửa hàng trở nên dễ dàng hơn và giúp chúng tôi đạt được các mục tiêu bền vững vì chúng tôi không cần sử dụng nhiều giấy hơn. Chúng tôi đã tính toán rằng tại cửa hàng này, có thể tiết kiệm được 364.000 SEK [37.700 USD] bằng cách thay thế quy trình lên lịch hiện tại bằng Shifts. Và bạn có thể tưởng tượng được chúng tôi có thể tiết kiệm được bao nhiêu với tư cách là một công ty nếu chúng tôi sử dụng Shifts tại các cửa hàng IKEA trên toàn thế giới.”

Loại bỏ các giao tiếp không cần thiết

Nhân viên tại cửa hàng đã thấy được những lợi ích tức thì thông qua khả năng truy cập trên thiết bị di động với đồng nghiệp bằng ứng dụng Teams. Haeberlein giải thích, “Trước đây, tôi phải ở cùng phòng để giao tiếp với đồng nghiệp. Sử dụng tính năng trò chuyện trong Teams dễ dàng hơn nhiều và đó là cách mà các đồng nghiệp trẻ tuổi của chúng tôi mong đợi để giao tiếp, vì vậy, làm việc ở đây trở nên hấp dẫn hơn đối với họ.”

Thay vì dựa vào bảng thông báo, giờ đây nhân viên có thể truy cập thông tin liên lạc của công ty do quản lý cửa hàng đăng tải bất kỳ lúc nào trên thiết bị cá nhân của họ. Và khi người quản lý cửa hàng chia sẻ các kế hoạch của công ty trong Teams chat, mong đợi nhân viên phản hồi lại để có thể cùng nhau tạo ra một nơi làm việc tốt hơn.

Giảm việc đi lại với các cuộc họp trực tuyến

Việc chuyển sang truyền thông kỹ thuật số trong Teams không chỉ giúp IKEA giảm lượng giấy sử dụng mà còn giúp giảm nhu cầu đi lại — và lượng khí thải carbon của công ty. Với nhiều cuộc họp ảo, IKEA lãng phí ít thời gian hơn khi di chuyển giữa các địa điểm và nhân viên nhận thấy việc sử dụng các cuộc gọi điện video đã làm cho giao tiếp hàng ngày trở nên cá nhân hơn.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp ảo này, IKEA đã đầu tư vào Microsoft Teams Room cho nhiều địa điểm công ty của mình. Một thiết kế phòng tiêu chuẩn được phát triển với giao diện nhất quán trên tất cả các vị trí để tạo cảm giác như một căn phòng mở rộng cho những người tham dự cuộc họp.

Trong quá trình chuyển đổi sang Microsoft 365, IKEA đã áp dụng một cách làm việc mới. Brodin nói: “Nhờ có Microsoft Teams, chúng tôi đã áp dụng các phong cách làm việc mới, giúp giảm thiểu việc đi lại và hỗ trợ mọi người đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống”.

Nguồn: Microsoft Customer Stories