Tạo báo cáo Excel tương tác với người dùng quốc tế bằng nhiều ngôn ngữ

10/28/2024

Với các tính năng dịch thuật mới của Excel, việc tạo các báo cáo tương tác bằng nhiều ngôn ngữ trở nên dễ dàng hơn. Cho dù bạn đang quản lý dữ liệu cho các đội nhóm quốc tế hay tối ưu hóa báo cáo cho đối tượng đa ngôn ngữ, các công cụ mới này cho phép bạn hợp lý hóa và cải thiện quy trình làm việc của mình.

 

 

Tải file ví dụ

TRANSLATE Function.xlsx

 

Tìm hiểu về hàm TRANSLATE 

Hàm TRANSLATE của Excel là một trong những tính năng mới, cho phép bạn dịch văn bản trong báo cáo một cách dễ dàng. Cách thực hiện như sau:

1.  Trong bất kỳ ô nào, nhập =TRANSLATE.

2.  Chọn ô văn bản bạn muốn dịch (ví dụ: ô B4), chọn ngôn ngữ nguồn (ví dụ: "en" cho tiếng Anh) và ngôn ngữ đích (chẳng hạn như "es" cho tiếng Tây Ban Nha).

3.  Nhấn Enter và xem văn bản của bạn chuyển đổi thành ngôn ngữ đã chọn.

Hàm này khai thác dịch vụ dịch thuật của Microsoft và mặc dù hiện đang ở giai đoạn thử nghiệm, nhưng nó cực kỳ hiệu quả đối với các báo cáo đa ngôn ngữ.

 

Tạo báo cáo với các lựa chọn ngôn ngữ

Dưới đây là cách tạo menu thả xuống cho phép người dùng chọn ngôn ngữ mong muốn của họ.

1. Chuẩn bị danh sách ngôn ngữ:

• Tạo một bảng hoặc danh sách các ngôn ngữ kèm với mã code của chúng trong một trong các worksheet. Bạn có thể sao chép bảng này từ Translation Service của Microsoft hoặc từ tệp Excel ở đầu bài viết này.

2. Tạo danh sách thả xuống:

• Chọn ô mà bạn muốn người dùng chọn ngôn ngữ.
• Di chuyển đến tab Data trên thanh ribbon và nhấp vào Data Validation.
• Trong cửa sổ Data Validation, chọn List từ danh sách thả xuống.
• Trong trường Source, chọn phạm vi ô chứa các ngôn ngữ bạn đã chuẩn bị trước đó (toàn bộ cột ngôn ngữ).
• Nhấp OK và danh sách thả xuống của bạn hiện đã sẵn sàng!

3. Liên kết đến Translation Code:

• Sử dụng hàm XLOOKUP để match ngôn ngữ đã chọn từ danh sách thả xuống với mã code tương ứng (ví dụ: “en” cho tiếng Anh, “fr” cho tiếng Pháp).

 

Tối ưu hóa hiệu suất

Một khó khăn khi dịch các tập dữ liệu lớn chính là hiệu suất. Để tối ưu hóa báo cáo, bạn hãy:

1.  Tạo Translation Table với các giá trị duy nhất thay vì dịch từng ô riêng lẻ. Làm theo các bước trong video hướng dẫn để tạo bảng này bằng Power Query.

2.  Sử dụng hàm XLOOKUP hai lần để tham chiếu bảng này trong Customer Data — đầu tiên là tìm từ trong ngôn ngữ gốc, sau đó là kéo bản dịch tương ứng dựa trên ngôn ngữ đã chọn. Phương pháp này giảm đáng kể các bản dịch trùng lặp và cải thiện hiệu quả, vì nó loại bỏ nhu cầu dịch từng ô riêng lẻ.

 

Dịch nghoại tuyến với hàm XLOOKUP

Hàm TRANSLATE yêu cầu cần có kết nối internet, nhưng bạn có thể làm cho báo cáo của mình sẵn sàng dịch ngoại tuyến bằng cách tải trước bản dịch vào bảng tra cứu. Chỉ cần sử dụng hàm XLOOKUP để kéo từ bảng tĩnh này thay vì dựa vào dịch vụ dịch thuật.

Kỹ thuật này đảm bảo rằng báo cáo của bạn hoạt động ngay cả khi không có kết nối internet.

 

Bonus: Hàm DETECTLANGUAGE

Nếu có văn bản bằng ngôn ngữ mà bạn không thể xác định, bạn có thể sử dụng hàm DETECTLANGUAGE để trả về mã ngôn ngữ. Sử dụng danh sách ngôn ngữ của bạn để tìm mã khớp với ngôn ngữ đó để bạn có thể biết được ngôn ngữ bạn đang xem là gì.

 

Nguồn: excelcampus.com