Tách văn bản thành cột trong Excel

6/10/2021


Tách tên thành các cột 

Khi có một cột với đầy đủ họ tên có thể bạn sẽ muốn tách một cột tên và một cột họ riêng biệt. Excel có một tính năng tích hợp dễ dàng để thực hiện việc này được gọi là Text to Columns. Nó cho phép bạn chia ô theo ký tự. 

Chúng ta bắt đầu với một bảng đơn giản là cột Full Name.

Bước đầu tiên là sao chép cột (duplicate the column). Chúng ta thực hiện bước này để giữ nguyên cột Họ và Tên bên cạnh cột họ và cột tên. Nếu bạn không muốn giữ cột Họ và Tên, bạn có thể bỏ qua bước sao chép.

Để sao chép cột, chỉ cần sao chép cột và dán vào cột trống.

Với cột mới được chọn, nhấp vào Text to Columns trên tab Data.

Thao tác này sẽ mở ra Text to Columns Wizard gồm ba bước. 

  • Bước 1: đảm bảo rằng nút Delimited được chọn và nhấn Next.

  • Bước 2: chọn Space cho loại dấu phân cách mà chúng ta muốn chia. Thao tác này sẽ tách tên khỏi họ vì chúng đã được phân tách bằng dấu cách. 

Bạn sẽ được xem trước về cách phân chia sẽ trông như thế nào.

Không yêu cầu gì ở bước thứ ba, vì vậy chỉ cần nhấn Finish ở bước thứ hai.

Bây giờ bạn có hai cột thay vì một. Tất nhiên, bạn có thể đổi tên các cột thành First và Last và di chuyển chúng trong bảng nếu bạn muốn.

Một số nhược điểm 

Như bạn có thể thấy, phương pháp này rất dễ dàng và tuyệt vời để sử dụng nhanh chóng chỉ trong một lần. Nhưng nếu bạn mong đợi dữ liệu nguồn của mình liên tục có các chỉnh sửa hoặc bổ sung thì đây không phải là phương pháp tốt nhất.

Trong trường hợp đó, bạn nên sử dụng Power Query để chia các cột của mình. Bằng cách sử dụng Power Query, bất cứ khi nào bạn làm mới truy vấn của mình, dữ liệu trong các cột được tách sẽ luôn được cập nhật. Sử dụng Text to Columns, về cơ bản bạn sẽ phải xóa các cột mới của mình và bắt đầu lại nếu bạn muốn cập nhật.

Một ví dụ khác của phương pháp Power Query ưu việt hơn Text to Columns là khi một số mục nhập Họ và Tên có bao gồm tên đệm.

Khi chúng ta sử dụng Text to Columns và một số mục nhập có tên đệm, nó sẽ được tách thành ba cột. Nhưng đối với những mục không có tên đệm, họ sẽ được đưa vào cột thứ hai thay vì cột thứ ba .

Sử dụng Power Query, bạn có thể tách họ trước, sau đó có thể tách tên, chỉ để lại cột giữa được điền khi có thể áp dụng.

Nguồn: excelcampus.com