Quản lý dữ liệu linh hoạt với tính năng Checkbox mới trong Excel

8/30/2024

Tải file ví dụ

19 Uses for New Checkboxes in Excel.xlsx

Video hướng dẫn

 

 

1. Checklist đơn giản

Chèn các checkbox bên cạnh danh sách cho phép bạn đánh dấu các mục mà bạn đã thực hiện. Các checkbox có tính tương tác, bạn chỉ cần nhấp vào box để đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hoặc sử dụng phím cách để chuyển đổi nhanh.

 

2. Định dạng có điều kiện cho danh sách

Nâng cấp danh sách của bạn bằng cách áp dụng định dạng có điều kiện cho các mục đã chọn. Khi một mục được chọn, checkbox sẽ đổi sang màu khác để giúp bạn dễ dàng quan sát mục nào đã hoàn thành.

 

3. Hàm IF

Sử dụng hàm IF với checkbox để tự động hóa các phép tính. Ví dụ, trong báo cáo chi phí, checkbox được chọn có thể tính toán một số tiền nhằm giúp đơn giản hóa các phép tính cho người dùng.

 

4. Highlight toàn bộ hàng

Việc so sánh trở nên dễ dàng hơn khi highlight toàn bộ hàng nếu checkbox đó được chọn. Cách này được thực hiện bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện để highlight các hàng cụ thể.

 

5. Lọc để so sánh các hàng

So sánh nhiều hàng bằng cách lọc checkbox. Lọc danh sách của bạn để chỉ hiển thị các mục đã chọn, cho phép bạn tập trung vào các điểm dữ liệu cụ thể để so sánh.

 

6. Định dạng các mục đã chọn

Tự động định dạng các ô khác khi checkbox được chọn. Ví dụ, đổi màu phông chữ thành màu xám cho các tác vụ đã hoàn thành, giúp phân biệt chúng với các mục còn lại.

 

7. Highlight mục tiếp theo trong danh sách

Biểu thị tiến trình của bạn bằng cách highlight mục tiếp theo trong danh sách khi mục hiện tại được chọn. Cách này thu hút sự chú ý vào những gì cần phải làm tiếp theo.

 

8. Hiển thị chi tiết trên table

Sử dụng checkbox để hiển thị chi tiết trong bảng. Ví dụ: việc đánh dấu vào box có thể hiển thị tất cả các mục liên quan đến đơn hàng bằng cách sử dụng các hàm như FILTER và XLOOKUP.

 

9. Hiển thị chi tiết trên biểu đồ

Tương tự như việc hiển thị chi tiết trong bảng, bạn có thể sử dụng checkbox để hiển thị hoặc ẩn dữ liệu trong biểu đồ.

 

10. Đếm Checkbox

Bạn có thể dễ dàng đếm số checkbox đã được chọn bằng hàm COUNTIF. Sử dụng công thức này để theo dõi chấm công, quản lý hàng tồn kho và cho nhiều mục đích khác.

 

11. Attendance Tracker

Hợp lý hóa việc quản lý và theo dõi sự tham gia bằng cách chọn nhiều checkbox cùng một lúc. Ví dụ, kiểm tra tất cả học sinh có mặt bằng phím cách, sau đó bỏ chọn bất kỳ học sinh vắng mặt nào bằng chuột.

 

12. Biểu đồ tiến độ

Trực quan hóa tiến độ của bạn bằng biểu đồ liên kết với checklist. Khi các mục được check, tiến độ sẽ được phản ánh trong biểu đồ thanh hoặc biểu đồ hình tròn nhằm cung cấp cho bạn một bản tóm tắt trực quan về những gì đã hoàn thành.

 

13. Bảng Excel

Checkbox hoàn toàn tương thích với bảng Excel. Khi bạn thêm hàng mới, checkbox sẽ tự động mở rộng, biến chúng thành công cụ mạnh mẽ để quản lý các tập dữ liệu động.

 

14. Reveal List và Invisible Reveal

Sử dụng checkbox để hiển thị dần dần danh sách trong khi thuyết trình nhằm giúp người nghe tập trung hơn đến từng mục.

Ngoài ra, bạn hãy ẩn các checkbox để có giao diện gọn gàng hơn.

 

15. Biểu đồ lịch

Liên kết các checkbox với biểu đồ lịch để theo dõi thời hạn hoặc tiến độ một cách trực quan. Khi bạn đánh dấu một mục, biểu đồ sẽ highlight ngày tương ứng, cung cấp chế độ xem trực quan về lịch trình của bạn.

 

16. Lịch tương tác

Tạo một lịch tương tác, trong đó toàn bộ tuần sẽ sáng lên khi tất cả các nhiệm vụ được check. Phương pháp này rất hiệu quả để theo dõi các mục tiêu hàng tuần, với phần thưởng hoặc điểm đánh dấu hoàn thành cho các tuần đã được check đầy đủ.

 

17. Nút Reset

Bạn có thể nhanh chóng reset tất cả các checkbox mà không cần sử dụng macro. Sử dụng hyperlink để chọn phạm vi checkbox, sau đó nhấn phím cách để xóa tất cả cùng một lúc.

 

18. Nút Select All

Thêm nút “Select All” bằng cách tương tự như nút reset, cách này cho phép bạn check tất cả các ô trong danh sách cùng lúc.

 

19. Chuyển đổi Chart Series

Kiểm soát chuỗi dữ liệu nào xuất hiện trong biểu đồ bằng cách chuyển đổi checkbox. Ví dụ: bạn có thể ẩn hoặc hiển thị đường ngân sách trong biểu đồ doanh thu so với ngân sách để giúp bạn có cái nhìn tập trung vào dữ liệu.

 

Một số mẹo để giúp bạn tận dụng tối đa sự linh hoạt của tính năng Checkbox trong Excel:

• Tùy chọn căn chỉnh: Theo mặc định, các checkbox được căn giữa khi chèn vào. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh chúng sang trái hoặc phải bằng cách sử dụng các tùy chọn căn chỉnh theo chiều ngang và chiều dọc có sẵn trong Excel.
• Xóa checkbox: Nếu bạn cần xóa checkbox, chỉ cần nhấn phím Delete trên bàn phím. Nếu bất kỳ checkbox nào được chọn khi bạn nhấn Delete, chúng sẽ được bỏ chọn trước. Nhấn Delete một lần nữa để xóa chúng hoàn toàn.
• Không còn hiện tượng bóng mờ: Các phiên bản beta đầu tiên của tính năng Checkbox gặp phải sự cố bóng mờ khi xóa checkbox, nhưng sự cố này đã được giải quyết trong bản phát hành chính thức.
• Khả dụng: Tính đến ngày 31/07/2024, tính năng Checkbox đã được phát hành đầy đủ cho phiên bản Excel dành cho người dùng Microsoft 365 trên Windows và Mac. Trong khi các phiên bản web và di động vẫn đang được triển khai, các kênh khác cũng sẽ sớm được triển khai. Lưu ý rằng các checkbox không tương thích ngược, vì vậy người dùng trên các phiên bản Excel cũ hơn sẽ chỉ thấy các giá trị TRUE/FALSE thay vì các checkbox.

 

Nguồn: excelcampus.com