Nâng cao kỹ năng phân tích và quản lý dữ liệu với hàm FILTER

9/12/2024

Hàm FILTER là một công cụ đa năng có thể nâng cao khả năng phân tích dữ liệu và báo cáo. Cho dù bạn đang lọc dữ liệu dựa trên một hay nhiều tiêu chí, trả về các cột không liền kề hoặc xử lý lỗi dễ dàng, việc thành thạo hàm này sẽ giúp bạn trở thành một chuyên gia Excel.

Tải file ví dụ

FILTER Function Explained.xlsx

Video hướng dẫn

 

Hàm FILTER

Hàm FILTER thật sự là một công cụ có thể “thay đổi cuộc chơi” trong phân tích dữ liệu. Cho dù bạn là người mới sử dụng Excel hay là một chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, hàm FILTER sẽ biến đổi cách bạn quản lý và phân tích dữ liệu của mình. Không giống như các hàm tra cứu như VLOOKUP và XLOOKUP, FILTER có thể trả về nhiều kết quả, khiến nó trở thành một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để phân tích dữ liệu động.

Chúng ta sẽ bắt đầu với những điều cơ bản về hàm FILTER và sau đó chuyển sang các kỹ thuật nâng cao hơn, giúp bạn tận dụng hàm này một cách tối đa.

Sử dụng hàm FILTER cơ bản

Giả sử bạn có một danh sách thông tin khách hang, bạn muốn tra cứu tên khách hàng và trả về kết quả có tất cả tên liên lạc khớp với số điện thoại. Sau đây là cách bạn có thể thực hiện bằng hàm FILTER:

• Bước 1: Nhập =FILTER( vào thanh công thức.
• Bước 2: Đối với đối số đầu tiên, hãy chọn các cột Contact name và Phone Number.
• Bước 3: Đối với đối số thứ hai, hãy chọn cột Customer Name và đặt nó bằng với tên khách hàng mà bạn muốn lọc theo.
• Bước 4: Nhấn Enter, và hàm FILTER sẽ trả về tất cả các kết quả khớp.

Cách sử dụng cơ bản này của hàm FILTER mô phỏng quy trình lọc thủ công trong Excel nhưng có thêm lợi ích là tự động hóa.

Xử lý lỗi với đối số IF_EMPTY

Theo mặc định, hàm FILTER trả về lỗi #CALC! khi không tìm thấy giá trị khớp. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng đối số if_empty để hiển thị thông báo tùy chỉnh khi không tìm thấy kết quả nào. Ví dụ: bạn có thể đặt để hiển thị lỗi là "Not Found".

Trả về nhiều kết quả

Một trong những ưu điểm chính của hàm FILTER so với các hàm tra cứu khác như VLOOKUP và XLOOKUP là khả năng trả về nhiều kết quả. Trong khi VLOOKUP và XLOOKUP thường chỉ trả về kết quả khớp đầu tiên, FILTER có thể trả về tất cả các kết quả khớp, khiến nó trở nên hiệu quả cho các tình huống mà bạn cần có cái nhìn toàn diện về dữ liệu của mình.

Tạo danh sách thả xuống Drop-downs tương tác với hàm FILTER

Bạn có thể tăng cường tính tương tác của spreadsheet bằng cách kết hợp FILTER với danh sách thả xuống.Phương pháp này cho phép bạn chọn tên khách hàng từ danh sách và hàm FILTER sẽ tự động cập nhật để hiển thị tất cả các liên hệ được liên kết.

Sử dụng Excel Tables để tham chiếu chính xác phạm vi dữ liệu

Khi sử dụng hàm FILTER, điều quan trọng là các phạm vi bạn chọn phải có cùng độ dài. Để tránh gặp lỗi, bạn có thể sử dụng Excel Tables để tự động điều chỉnh khi dữ liệu được thêm vào hoặc xóa. Điều này đảm bảo rằng hàm FILTER của bạn luôn tham chiếu đến phạm vi dữ liệu chính xác.

Trả về các cột không liền kề

Đôi khi, bạn có thể cần trả về các cột không liền kề với hàm FILTER. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng hàm CHOOSECOLS để chỉ định các cột nào sẽ đưa vào kết quả. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh đầu ra để chỉ hiển thị dữ liệu bạn cần.

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta chỉ định 1,2,4 trong các đối số cột để bao gồm Contact, Phone Number và State (cột thứ 1, thứ 2 và thứ 4) và loại trừ cột thứ 3 (City) khỏi kết quả.

Kết hợp hàm FILTER với các hàm khác 

Để tránh gặp lỗi khi sao chép công thức FILTER xuống, bạn có thể kết hợp hàm FILTER với các hàm Excel khác như ARRAYTOTEXT hoặc TEXTJOIN. Các hàm này cho phép bạn hợp nhất kết quả của hàm FILTER thành một ô duy nhất hoặc tùy chỉnh cách hiển thị kết quả.

Nếu bạn không thích việc nhét tất cả dữ liệu vào một ô, chúng ta sẽ có một vài phương pháp thay thế trong video. Một là sử dụng hàm ROWS để xác định có bao nhiêu hàng kết quả, sau đó là hàm CHOOSEROWS để xem từng mục một.

Tùy chọn khác là tạo các checkbox, khi box được chọn sẽ hiển thị kết quả cho từng mục nhập.

Lọc với nhiều tiêu chí

Bạn có thể sử dụng các toán tử logic như * cho AND (phép nhân) hoặc + cho OR (phép cộng) để kết hợp các tiêu chí và tinh chỉnh kết quả của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích cho các tác vụ báo cáo và phân tích nâng cao.

Trong ví dụ này, chúng ta muốn lọc cả tên khách hàng VÀ năm. Cả hai tiêu chí đều có thể được chỉ định trong đối số include bằng cách bao gồm từng tiêu chí trong dấu ngoặc đơn và * chúng lại với nhau.

(tblContacts2[Customer Name]=B5) * (tblContacts2[Year]>=C3)

 

Nguồn: excelcampus.com